Kennt ihr das? Ihr nehmt Euch eine Sache vor. Aber irgendetwas hält Euch davon ab, sie auch wirklich umzusetzen. Selbst denn krassesten Macher-Typen passiert das. Was hat es damit auf sich? Und wie kann man dem entgegenwirken? Ein paar Gedanken.
Abb.: Eigene Darstellung mit Unterstützung von Dall-E
Frühlingsmüdigkeit
Selbst zähle ich eindeutig zur oben genannten Kategorie der «Macher-Typen». Ich bin in der Regel sehr zielstrebig und wenn ich etwas will, dann packe ich es an und realisiere es innert nützlicher Frist. Dieses Jahr ist das in einigen Vorhaben anders. Das ist für mich sehr erstaunlich, denn so kenne ich mich nicht. Aber ich merke, dass da eine Art Frühlingsmüdigkeit an mir zieht und mich dazu bringt, Dinge hinauszuzögern. Oder auf später zu verschieben. So gar nicht typisch für mich. Ein gutes Beispiel dafür ist dieser Blogartikel. Ich schreibe grundsätzlich super gerne. Allerdings war meinen Kalender in letzter Zeit sehr gut mit Kundenaufträgen gefüllt. Ich musste mir also bewusst Zeit einplanen, um neue Blogartikel für Euch zu verfassen. Da ich niemandem versprochen habe, neue Beiträge zu liefern und wohl niemand aktiv darauf wartet, fiel mir das Verschieben des Zeitblockers im Kalender relativ leicht. Das habe ich nun mehrmals gemacht, hatte dabei aber immer ein eher schlechtes Gewissen.
Ich weiss, dass viele Menschen bewusst so unterwegs sind und damit gut zurechtkommen. Das so genannte Prokrastinieren ist bis zu einem gewissen Grad völlig in Ordnung. Selbst ertappe ich mich manchmal beim Gegenteil: im sofortigen Erledigen von allen offenen To Do’s. Auch das kann Stress verursachen. Vielleicht sogar vergleichbar mit dem Stress, der sich breit macht, wenn man beim Prokrastinieren in die Endphase kommt, in die sogenannte Panik-Phase, wo einem nichts anderes übrigbleibt, als die Aufgabe «in letzter Minute» zu erledigen.
Vor- und Nachteile gibt es sicher bei beiden Ausprägungen: wenn man den Drang hat alles immer sofort zu erledigen, wird man früher oder später überrannt. Ausserdem kann das dazu führen, dass man Dinge mehrfach in die Hand nehmen muss. Weil man bis zum Tag, wo das bereits seit langem erledigte Thema wieder Aktualität hat, schon wieder vergessen hat, was man da eigentlich genau getan hat. Und: wie wir wissen dreht sich die Welt ständig weiter. Es kann also gut sein, dass das Endprodukt an Aktualität verloren hat, weil inzwischen neue Ereignisse vorgefallen sind. Das kann schlussendlich ebenfalls zu Mehrarbeit führen.Auf der anderen Seite kann beim Herausschieben bis zum letzten Moment ein Nachteil sein, dass einem das schlechte Gewissen ständig im Nacken sitzt. Zudem gibt es gewisse Aufgaben, welche zwar in einem Durchgang erledigt werden können, aber für die es bereichernd wäre, eine erste Version zu erstellen, das Thema ein paar Tage «reifen» zu lassen, und den letzten Schliff erst ein paar Tage später zu geben.
Wie so oft liegt wohl auch bei dieser Thematik ein gesunder Wert irgendwo in der Mitte.
Ins Tun kommen
Wichtig ist, dass wir unsere Aufgaben sichtbar machen. Nur darüber zu sprechen oder gar zu verdrängen, wird langfristig zur Belastung. Denn im Unterbewusstsein türmen sich die unerledigten Aufgaben wohl oder übel auf. Das geht sogar so weit, dass in Extremfällen diagnostizierbare Störungen wie Depressionen oder Angststörungen auftreten können.
Es gibt verschiedene Herangehensweisen und Tools, mit denen man seine Aufgaben einteilen kann. Dazu zählt zum Beispiel das Verschriftlichen der anstehenden Aufgaben. Es hilft, Aufgaben nicht nur nach Termin, sondern auch nach Priorität einzustufen (Stichwort Eisenhower Matrix). Zudem macht es Sinn zu schauen, welche Aufgabe welches Umfeld benötigt: kann ich diese Aufgabe einfach mal kurz in einen Slot zwischen zwei anderen Terminen schieben? Oder benötigt diese einen freien Kopf und Denkraum? (Letzteres trifft bei mir zum Beispiel für das Schreiben von Blogartikeln zu.)
Für unterminierte Aufgaben ist eine wirkungsvolle Methode das Kanban Board. Man kann sich diese Boards physisch im Büro an einer Wand einrichten, zum Beispiel mit einer Klebeband-Einteilung. Persönlich arbeite ich gerne mit virtuellen Kanban Boards, zum Beispiel auf Miro (www.miro.com). Dabei kann ich all meine Aufgaben in eine Backlog-Spalte legen. Und in regelmässigen Abständen nehme ich mir dann die Aufgaben, die jetzt passen in die «Ongoing-Spalte» um sie zu erledigen.
Abb.: Eigene Darstellung eines simplen Kanban Boards
Schritt für Schritt
Oft erlebe ich in meinem Umfeld, dass die grossen Vorhaben diejenigen sind, die unerreichbar scheinen und darum gar nicht erst in Angriff genommen werden. Sie werden auf ewig herausgeschoben oder nie realisiert. Dazu gehören bedauerlicherweise auch grössere Vorhaben im unternehmerischen Kontext. «Ja, wir wissen, wir sollten das schon lange angehen. Aber es fehlt halt einfach im Alltag an der Zeit.» Oder «Im Zweifelsfall geht der Kunde halt vor.». Das sind beides Aussagen, die ich schon so oft in Gesprächen mit Unternehmen zu hören bekommen habe. Natürlich geht der Kunde vor. Nur wissen erfahrene Unternehmer:innen, dass es genauso wichtig ist am Unternehmen zu arbeiten als nur im Unternehmen zu arbeiten.
Damit auch solche Vorhaben erfolgreich realisiert werden können, finde ich die Methodik aus dem Buch «Die 1% Methode» von James Clear sehr hilfreich. Zentraler Hebel für den Erfolg ist das Bilden von neuen Gewohnheiten. Mir persönlich haben die wissenschaftlichen Erkenntnisse geholfen, die Funktionalität der Methodik nachhaltig zu verstehen: #ahaeffekt
Fazit
Frühlingsmüdigkeit macht wahrscheinlich bei fast allen von uns einmal halt. Ich versuche – wenn möglich – auch darauf zu hören und mir bewusst ein paar zusätzliche Pausen einzubauen. Umso mehr hilft es mir zu wissen, welche Aufgaben bei Bedarf herausgeschoben werden dürfen und welche nicht. Das gibt mir mehr Ruhe und Planungssicherheit. Und ich bleibe eine zuverlässige Ansprechperson meines Umfelds.
In diesem Sinne wünsche ich einen aktiven und produktiven Frühling.
Wenn ihr Lust habt, weitere Werkzeuge zum Thema kennen zu lernen, meldet Euch ungeniert direkt bei mir. Wer weiss, vielleicht beleuchte ich die eine oder andere Methode in einem zukünftigen Blogbeitrag. Oder wir vereinbaren einen Kafi-Termin und tauschen uns vor Ort bei Euch dazu aus.